Excel elektronik tablosunda tuttuğunuz bir adres listesinden posta etiketleri yazdırmak istiyorsanız, Microsoft Word'ün Adres Mektup Birleştirme özelliğini kullanabilirsiniz.
Microsoft Excel, müşterilerin iletişim ve adres bilgilerini depolamak için ideal bir yerdir. Excel'de bir posta listesini/adres listesini kolayca düzenleyebilirsiniz. Ancak posta etiketleri, zarflar, tebrik kartları veya başka herhangi bir şeyi yazdırmak zor iş olabilir.
Bir Excel elektronik tablosunda tuttuğunuz bir posta listesine toplu posta göndermek istediğinizi varsayalım, bunu yapmanın en iyi yolu Microsoft Word adres mektup birleştirme özelliğini kullanmaktır. Microsoft Word'de bir adres mektup birleştirme belgesi oluşturarak ve bunu bir Excel çalışma sayfasına bağlayarak, Excel listesindeki verileri posta için yazdırılabilir etiketlere çekebilirsiniz.
Excel Sayfasından Word'de Posta Etiketleri Nasıl Yapılır
Microsoft Word Adres Mektup Birleştirme özelliğiyle, yazdırabileceğiniz bir Excel Sayfasından bir posta etiketleri sayfası oluşturabilirsiniz. Etiketlerinizi Excel'den toplu olarak nasıl yazdıracağınızı bilmiyorsanız, bu adım adım kılavuzu okuyun.
Mail Listenizi Excel'de Hazırlayın
Posta etiketlerini oluşturmak ve yazdırmak için önce çalışma sayfanızı doğru şekilde ayarlamanız gerekir. Her sütunun ilk hücresine sütun başlığını yazın ve ilgili bilgileri bu sütun başlıklarının altına doldurun. Posta etiketleri oluşturmak istediğimiz için, etiketlere eklemek istediğiniz her öğe için (ad, soyad, adres vb.) bir sütun oluşturun.
Örneğin, bir Excel sayfasından posta etiketleri oluşturacaksanız, muhtemelen şu temel iletişim bilgilerine (sütun başlıkları olarak) sahip olacaktır:
- İlk adı
- Soyadı
- Sokak adresi
- Şehir
- Belirtmek, bildirmek
- Posta kodu
Aşağıdaki ekran görüntüsüne bakın:
Excel'e veri girdiğinizde, bilgileri tek tek sütunlara ayırın. Örneğin, tek bir ad sütunu oluşturmak yerine, adı başlık, ad, ikinci ad, soyadı gibi ayrı sütunlara bölün, bu da verileri Word belgesiyle birleştirmeyi kolaylaştıracaktır.
Veri girerken, çalışma sayfanızın boş satır veya sütun içermediğinden emin olun. Veri girmeyi bitirdikten sonra çalışma sayfasını kaydedin.
Posta Listesini Adlandırın
Veri setini oluşturduktan sonra çalışma sayfasında sunulan verilere bir isim verin. Bunu yapmak için,
Başlıklar da dahil olmak üzere Excel sayfasındaki adreslerin listesini seçin. Ardından, "Formüller" sekmesine gidin ve Tanımlı Adlar grubundan "Ad Tanımla"yı tıklayın.
Yeni bir iletişim kutusu açılacak, adı "Ad" kutusuna girin ve "Tamam"ı tıklayın. Adın birden fazla sözcüğü varsa, aralarına alt çizgi (_) ekleyin (Boşluk veya Kısa çizgiye izin verilmez).
Dosya Formatını Onayla
Etiketlerinizi yazdırmak için Word belgesini bir posta listesi içeren Excel çalışma sayfasına bağlamanız gerekecektir. Word'ü Excel'e ilk kez bağlıyorsanız, dosyaları iki Microsoft programı arasında dönüştürmenize izin verecek bir dönüştürme biçimini etkinleştirmeniz gerekir.
Bunun için öncelikle Microsoft Word programını açın. "Dosya" sekmesine tıklayın ve sol bölmenin altındaki "Seçenekler"i seçin.
Yeni bir 'Kelime Seçenekleri' penceresi açılacaktır. Bunun içinde, sol bölmede 'Gelişmiş'i tıklayın ve 'Genel' bölümüne gidin. 'Açıldığında Dosya Biçimi Dönüşümünü Onayla' seçeneğini işaretleyin ve 'Tamam'ı tıklayın. Bu, verileri Excel'den kolayca içe aktarmanıza olanak tanır.
Adres Mektup Birleştirme Belgesini Word'de Ayarlayın
Ardından, eklemek istediğiniz posta etiketleri için ana etiket belgesini MS Word'de ayarlamanız gerekir.
Boş bir Word belgesi açın. "Mailings"e gidin ve "Posta Birleştirmeyi Başlat" simgesine tıklayın. Ardından, açılır menüden 'Etiketler' seçeneği.
Ayrıca, süreç boyunca size rehberlik edecek "Adım Adım Adres Mektup Birleştirme Sihirbazı" seçeneğini de seçebilirsiniz.
'Etiket Seçenekleri' iletişim penceresi görünecektir, Burada etiket tedarikçinizi ve ürün numaranızı seçebilirsiniz. Kullandığımız marka bu olduğu için satıcımız olarak 3M etiket üreticisini seçiyoruz. Ancak belirli bir satıcı kullanıyorsanız, ör. Avery, o zaman onun yerine onları seçebilirsin.
Ardından, Etiket Seçenekleri penceresinin sol alt köşesindeki 'Ayrıntılar' düğmesine tıklayın ve yeni bir iletişim kutusu açılacaktır. Burada, etiketin kenar boşluklarını, yüksekliğini, genişliğini, aralığını ve boyutunu değiştirebilirsiniz. Değişiklikleri yaptıktan sonra 'Tamam'ı tıklayın.
Şimdi, Word sayfası şu şekilde görünecektir:
Çalışma Sayfasını Word'ün Etiketlerine Bağlayın
Artık Excel'den bilgi almak için Microsoft Word'de boş etiketler ayarladınız. Ardından, verileri etiketlerinize aktarmak için word belgesini posta/adres listenizi içeren çalışma sayfasına bağlamanız gerekir.
Word belgesindeki "Postalar" sekmesine gidin ve "Alıcıları Seç" seçeneğini seçin. Açılır menüde, 'Mevcut Listeyi Kullan' seçeneğini tıklayın.
Veri Kaynağı Seç penceresindeki posta listesinin bulunduğu Excel elektronik tablosuna gidin, dosyayı seçin ve "Aç"ı tıklayın.
Bir Veri Kaynağını Onayla iletişim kutusu görürseniz, "OLE DB Veritabanı Dosyaları"nı seçin ve "Tamam" düğmesini tıklayın.
Select Table adlı başka bir açılır pencere görünecektir. Adres listenizi (Customer_Mailing_List) adlandırdıysanız, seçin ve 'Tamam'ı tıklayın. Değilse, listenizi içeren çalışma sayfasını seçin ve 'Tamam'ı tıklayın.
Gördüğünüz gibi, word belgesi artık '«Sonraki Kayıt» yazan adres etiketleriyle dolu.
Adres Mektup Birleştirme için Alıcı Listesini Düzenle
"Postalar" sekmesindeki "Alıcı Listesini Düzenle" seçeneğine tıklayın.
Adres listenizdeki tüm alıcıları listeleyen 'Posta Birleştirme Alıcıları' penceresi görünecektir. Hepsi varsayılan olarak seçilecektir. Burada, listenizdeki alıcıları sıralayabilir, filtreleyebilir, ekleyebilir veya kaldırabilirsiniz.
Etiketlerinizde istemediğiniz alıcıların adlarının yanındaki onay kutusunu temizleyin.
Adres Mektup Birleştirme Alanları Ekle
Şimdi, birleştirmeyi tamamlamadan önce belgeye adres mektup birleştirme alanları eklemeniz gerekiyor. Etiketlerinize adres mektup birleştirme alanları eklediğinizde, bu alanlar çalışma sayfanızdaki sütun başlıkları için yer tutucular haline gelir. Birleştirme tamamlandıktan sonra, yer tutucular Excel posta listenizdeki verilerle değiştirilecektir.
Adres mektup birleştirme alanları eklemek için, Posta sekmesindeki Alanları Yaz ve Ekle grubundan "Adres Bloğu"nu tıklayın.
Burada, alıcının adının etikette görünmesi için uygun formatı belirleyebilirsiniz. 'Önizleme' bölümünün altında seçilen adres düzeninin bir önizlemesini görürsünüz. Alanları eklemek için 'Tamam'ı tıklayın.
Adres bloğunuzun bölümleri eksikse veya seçilen adres biçimiyle uyumsuzsa, bu, Excel'deki adres listenizin sütun başlıklarının varsayılan Word adres mektup birleştirme alanlarından farklı olduğu anlamına gelir. Adres bloğu için gerekli alanlarla doğru alanları eşleştirmek için "Alanları Eşleştir" düğmesini tıklayın.
'Alanları Eşleştir' penceresinde, adres bloğu için gerekli alanların çalışma kitabınızdaki sütunla eşleşip eşleşmediğini kontrol edin. Değilse, gerekli alanın yanındaki açılır düğmeyi tıklayın ve bunu Excel dosyanızdaki bir sütun başlığıyla eşleştirin. İşiniz bittiğinde, 'Tamam'ı tıklayın.
Şimdi, belgenizin ilk etiketinde '«AddressBlock»' görünecektir.
Ardından, ilk etiketin (<>) etiket biçimini ve düzenini word belgesindeki etiketlerin geri kalanına kopyalamanız gerekir. Bunu yapmak için, Postalar sekmesinin altındaki Yaz ve Ekle bölmesinde 'Etiketleri Güncelle'yi tıklayın.
Adres Mektup Birleştirme gerçekleştirin
Word belgesi ile Excel Dosyasını birleştirmeden önce, bitmiş etiketlerin nasıl görüneceğine bir göz atalım.
Sonuçlarınızı gözden geçirmek için üst çubuktan 'Önizleme Sonuçları' seçeneğini seçin.
Artık gerçek adres mektup birleştirme işlemini gerçekleştirebilirsiniz.
Şu anda önizlenen etiketi Ana Sayfa sekmesinde biçimlendirebilirsiniz. Hatta etiketlerin yazı tipini, yazı tipi boyutunu, yazı tipi rengini vb. beğeninize göre değiştirebilirsiniz. Halihazırda önizlenen etiketi biçimlendirmeyi bitirdiğinizde, biçimlendirmeyi tüm etiketlere uygulamak için Postalar sekmesi altındaki "Etiketleri Güncelle"yi tıklayın.
Birleştirmeyi gerçekleştirmek için "Postalar" sekmesine gidin, Bitir grubundaki "Bitir ve Birleştir" seçeneğini tıklayın. Açılır menüden 'Bireysel Belgeleri Düzenle' seçeneğini seçin.
'Yeni Belgeyle Birleştir' adlı küçük bir açılır pencere sorulacak. Bunun içinde, Kayıtları birleştir altında 'Tümü'nü seçin ve bitirmek için 'Tamam'ı tıklayın.
Artık adres listenizdeki bilgiler etiketlerinize aktarılacak ve Excel adres listenizdeki posta etiketleriyle birlikte yeni bir belge görünecektir. Artık bu etiket belgesini diğer Word belgeleri gibi düzenleyebilir, biçimlendirebilir, yazdırabilir ve kaydedebilirsiniz.
Bonus İpucu: Kenarlık Ekle Etiketlere
Etiketleri kenarlıksız kesmek zordur. Kenarlık eklemek için metinlerin sol üst tarafındaki artı (+) simgesine tıklayın.
Artık belgedeki tüm etiketler seçildi, kayan menüden 'Kenarlık' simgesine tıklayın ve seçeneklerden 'Tüm Kenarlıklar'a tıklayın.
Hemen, farklı etiketler arasında kenarlıklar göreceksiniz.
Artık tek yapmanız gereken etiketlerinizi yazdırmak, kesmek, postalara yapıştırmak ve postalarınızı göndermek.