Toplantılarınızı güvenli ve rahatsızlıktan uzak tutmak için bekleme odalarına sahip olun
Bekleme Odaları, sanal konferans ekosisteminde oldukça rağbet gören bir özelliktir. Toplantılarınızı, istenmeyen kişilerin tüm toplantıyı bırakması ve kesintiye uğratması gibi herhangi bir güvenlik kazasından korurlar. Ne kadar feci olabileceği, bu yılın başlarında Zoombombings şeklinde tamamen netleşti.
O zamandan beri, ister profesyonel toplantılara ister sınıflara ev sahipliği yapıyor olsunlar, tüm toplantı sahipleri bir bekleme odasının önemini anladılar.
Bekleme Odası nedir?
Sanal toplantı ekosistemindeki bir bekleme odası, bir tür arabellektir. Tüm toplantı katılımcıları, toplantı odasına kabul edilmeden önce bu süreçten geçer. Toplantı sahibi, toplantıya kimlerin kabul edileceği konusunda tam denetime sahiptir. Bu şekilde, davetsiz misafirler toplantıya öylece giremezler. Gördüğünüz gibi, toplantılarınızı korumak için son derece işlevsel ve gerekliler.
Webex'te Bekleme Odası Nasıl Kullanılır
Webex kullanıcıları, katılımcıların toplantıya katılmadan önce bekleyebilecekleri toplantılarda sonsuza kadar bir bekleme odası veya lobi talep ediyor. Önceden, Kişisel Toplantı Odalarında bir bekleme odanız olabilirdi, ancak planlanmış toplantılarda bu mümkün değildi. Ancak Webex Meeting sürüm 40.9 bunu değiştirdi.
Kişisel Toplantı Odasında Bekleme Odası Nasıl Kullanılır
Her Webex kullanıcısının Webex'te özelleştirilebilir bir bağlantıya sahip olan ve süresi asla bitmeyen kişisel bir toplantı odası vardır. Yalnızca size özeldir ve her zaman kullanılabilir; kullanmak için önceden ayırtmanız gerekmez. Webex'te yaptığınız tüm doğaçlama toplantılar bu Kişisel Toplantı Odasında gerçekleşir.
Artık, varsayılan olarak Kişisel Toplantı Odasındaki toplantıların bekleme odası da yoktur. Ancak ayarları bir tane olacak şekilde yapılandırabilirsiniz. Webex, toplantıları kilitleme seçeneğine sahiptir. Bir toplantı kilitlendiğinde, toplantıya katılmaya çalışan tüm katılımcılar bunun yerine lobiye girer. Ev sahibi daha sonra isterlerse onları içeri alabilir.
Kişisel Toplantı Odası Toplantısını kilitlemek için toplantı araç çubuğuna gidin ve "Diğer seçenekler" (üç noktalı menü) simgesini tıklayın.
Ardından, menüden "Toplantıyı Kilitle" seçeneğinin geçişini açın.
Toplantıyı kilitledikten sonra katılan tüm katılımcıların lobide beklemesi gerekir. Lobide bekleyen katılımcılar olduğuna dair ekranınızda bir bildirim alacaksınız. Listeyi görüntülemek için tıklayın.
Hepsini seçerek hepsini tek bir tıklamayla kabul edebilir veya yalnızca içeri almak istediğiniz katılımcıları kabul edebilirsiniz. Katılımcıları seçin ve 'Kabul Et' düğmesini tıklayın.
Şimdi, kilitlemek istediğiniz her Kişisel Toplantı Odası toplantısı için bunu yapmanız gerekecek. Ancak, hazırlıksız olduğu için toplantıda ilk olacağınız düşünülürse, bu o kadar da sorun değil. Bu çözüm, her toplantıda bir bekleme odası istemeyebilecek kişiler için mükemmeldir.
Ancak tüm toplantılarda varsayılan olarak bekleme odası işlevselliğini isteyen kişiler için başka bir yol daha var. Bu küçük ayarın yapılandırılması, her Kişisel Toplantı Odası Toplantısını başlar başlamaz otomatik olarak kilitler.
webex.com'a gidin ve Webex Meeting alanınızda oturum açın. Soldaki gezinme menüsünden 'Tercihler'i tıklayın.
Ardından, "Kişisel Toplantı Odası"na gidin.
Kişisel oda ayarlarınız açılacaktır. "Otomatik kilit" ayarına ilerleyin. Ardından, seçmek için yanındaki onay kutusunu tıklayın.
Bunu seçtiğinizde, zaman açılır menüsü tıklanabilir hale gelecektir. Üzerine tıklayın ve seçeneklerden '0'ı seçin.
Ardından 'Kaydet' düğmesini tıklayın.
Artık tüm kişisel toplantı odalarınızın varsayılan olarak bir bekleme odası olacak.
Not: Lobideki kişileri kilitli bir toplantıya kabul edebilmek için Webex Meetings masaüstü uygulamasını, Webex Teams masaüstü uygulamasını veya Cisco Webex bulut kayıtlı oda veya masa cihazını kullanıyor olmanız gerekir. Aksi takdirde, toplantının kilidini açmadan insanları içeri kabul edemezsiniz.
Planlanmış Toplantı ile Bekleme Odası Nasıl Kullanılır
Planlanmış toplantılar için bir bekleme salonunun olması özellikle önemlidir. Diğer katılımcılar ev sahibinden önce gelirlerse, ev sahibinin onları içeri alabileceği bekleme odasında olmalıdırlar.
Ancak daha önce, Webex'te planlanmış bir toplantıda bu bekleme odası işlevine sahip olamıyordunuz. Toplantı kilitliyse toplantı sahibinden önce gelen hiçbir katılımcı toplantıya katılamaz. Toplantı sahibi geldikten sonra toplantıyı yenilemek ve yeniden katılmaya çalışmak zorunda kaldılar. Tahmin edebileceğiniz gibi, bu hiç de sezgisel değil. Bir katılımcı, toplantı sahibinin toplantıya geldiğini nasıl bilebilir?
Ancak Webex 40.9'dan itibaren, planlanmış toplantılarda konuklar için bir bekleme odanız olabilir. Misafirler, Webex hesaplarında oturum açmamış veya sitenizde Webex hesabı olmayan harici kullanıcılardır. Bu nedenle, ev sahibinden önce gelen konukların toplantı odasında beklemesi gerekecektir. Ancak, ev sahibinden önce gelen tüm kuruluş üyeleri doğrudan katılabilir.
webex.com'a gidin ve toplantı alanınızda oturum açın. Ardından, soldaki gezinme menüsünden "Toplantılar"a gidin.
Yeni bir toplantı planlamak için "Planla" düğmesini tıklayın.
Veya yeni ayarlarla önceden planlanmış bir toplantıyı da düzenleyebilirsiniz. Toplantıyı açın ve 'Düzenle' düğmesini tıklayın.
Ardından, toplantıyı istediğiniz gibi planladıktan sonra aşağı kaydırın ve 'Gelişmiş Seçenekleri Göster'i tıklayın.
Altında birkaç seçenek genişleyecektir. "Zamanlama seçenekleri"ne tıklayın.
Zamanlama Seçenekleri'nde "Kilidi Açılan Toplantılar"a gidin. Bu seçeneğin varsayılan ayarı "Konuklar toplantıya katılabilir" şeklindedir. Seçmek için "Konuklar, ev sahibi onları kabul edene kadar lobide bekleyin" radyo düğmesini tıklayın.
Şimdi, Kişisel Toplantı Odanızın ayarlarında olduğu gibi, "Otomatik Kilitleme" seçeneğini göreceksiniz. Kişisel Toplantı Odalarında olduğu gibi bekleme odasını etkinleştirmek için toplantıyı neden kilitleyemediğinizi merak etmenize neden olabilir.
Önceki ayarı etkinleştirmeden toplantıyı kilitlemek, toplantı sahibinden önce gelen konuklar için bir bekleme odası oluşturmaz. Bunun yerine doğrudan toplantıya girerler. Bu nedenle önceki seçeneği etkinleştirmek önemlidir. Ancak, toplantıya katılana kadar yalnızca bir bekleme odası oluşturduğunu hatırlamak da önemlidir. Sonrası için bir bekleme odası oluşturmak için toplantıyı kilitlemeniz gerekir.
Artık toplantıyı planlarken 'Otomatik Kilitleme'yi etkinleştirebilir veya toplantıya katıldıktan sonra toplantı araç çubuğundan toplantıyı kilitleyebilirsiniz; tamamen size kalmış. Toplantı kilitlendikten sonra tüm katılımcılar, misafirler ve organizasyon üyeleri aynı şekilde bekleme odasından geçmek zorunda kalacaklardır.
Son olarak, "Kaydet" veya "Planla" düğmesini tıklayın.
Planlanmış toplantılar için, her toplantı için bir bekleme odası oluşturacak genel bir seçenek yoktur. Planladığınız her toplantı için bu adımları uygulamanız gerekecek.
Sanal bir toplantıda bekleme odaları, herhangi bir aksilik yaşamamak için son derece önemlidir. Webex toplantılarında bir bekleme odanız olsa da, mekanikler o kadar basit ve anlaşılır değildir. Ancak nasıl yapılacağını öğrendikten sonra toplantılarınızın olması gerektiği kadar güvenli olmasını sağlayabilirsiniz.