Bir hücre aralığındaki öğelerin listesini kullanarak veya öğeleri manuel olarak girerek Google E-Tablolar'da bir Açılır Liste oluşturabilirsiniz.
Açılır liste (açılır menü veya açılır menü olarak da bilinir), kullanıcıların önceden tanımlanmış seçenekler listesinden bir seçenek seçmesine olanak tanıyan, liste kutusuna benzer bir menüdür. Açılır liste, kullanıcıların yalnızca belirli bir listede bulunan değerleri hücrelere girmesini sağlar.
Google E-Tablolar'da ortak çalışma yaparken bazen diğer kullanıcıların bir sütuna tekrarlanan değerler girmesini isteyebilirsiniz. Yanlışlıkları, yazım hatalarını önlemek ve veri girişini bağlantı elemanı yapmak için, kullanıcıların yalnızca sağlanan değerleri girdiğinden emin olmak için bir açılır liste eklemek isteyebilirsiniz.
Örneğin, ekibinizin gerçekleştirmesini istediğiniz görevlerin bir listesini oluşturuyorsunuz. Ve ekibinizin her bir görevin durumunu Bitti, Beklemede, Öncelik, Atlandı ve Görev devam ediyor olarak güncellemesini istiyorsunuz. Bunu yapmak için, verileri manuel olarak girmek yerine kullanıcının seçim yapabileceği görev durumlarının bir listesini içeren bir açılır menü oluşturabilirsiniz.
Bu eğiticide, Google E-Tablolar'da açılır liste oluşturma ve yönetmeyle ilgili her şeyi ele alacağız.
Google E-Tablolarda Açılır Liste Oluşturma
Açılır menü, kullanıcıların çalışma sayfasına ne girilebileceğini kontrol etmelerini sağlayan bir veri doğrulama işlevidir. Google E-Tablolar'daki veri doğrulama iletişim kutusunu kullanarak hızlı bir şekilde açılır menü oluşturabilirsiniz.
Google E-Tablolar'da açılır menü eklemenin iki yolu vardır. Bir hücre aralığındaki değerlerle bir açılır liste oluşturabilir veya liste için öğeleri manuel olarak belirleyebilirsiniz.
Google E-Tablolarda Çeşitli Hücreleri Kullanarak Açılır Menü Oluşturun
Bir dizi hücrede bulunan öğelerin listesini kullanarak Google E-Tablolar'da bir açılır liste oluşturabilirsiniz.
İlk olarak, Google e-tablosunu açın ve açılır listeye dahil etmek istediğiniz bir hücre aralığındaki öğelerin listesini girin. Burada, bu örnek elektronik tabloda, şubeler olarak bir şehir adları listemiz var.
Ardından, Açılır listeyi oluşturmak istediğiniz hücreyi veya hücre aralığını seçin. Aynı çalışma sayfasında veya ayrı bir çalışma sayfasında olabilir.
Ardından, elektronik tablonun üst kısmındaki "Veri" menüsünü tıklayın ve açılır menüden "Veri doğrulama" seçeneğini seçin.
Veya hücreleri seçtikten sonra sağ tıklayın ve içerik menüsünün altındaki "Veri doğrulama"yı seçin.
Veri doğrulama iletişim kutusu açılır. Burada, açılır listenizi farklı ayarlarla tanımlayabilir ve özelleştirebilirsiniz.
Hücre Aralığı
İlk alan olan 'Hücre aralığı', açılır listenin oluşturulacağı konumu belirtir. Bunun için zaten bir aralık seçtiğimiz için otomatik olarak doldurulur.
Bunu, Hücre Aralığı alanındaki bir "tablo simgesine" tıklayarak ve açılır listeyi eklemek istediğiniz hücre aralığını seçerek de değiştirebilirsiniz.
kriterler
Ardından, Ölçütler bölümünde bir açılır menüde seçenekler listesi bulunur ve yalnızca ilk iki seçeneğe ihtiyacınız vardır. Diğer seçeneklerle bir açılır menü oluşturamazsınız.
Açılır listeye tıklayın ve ölçüt olarak bir aralık eklemek için "Bir aralıktan listele" seçeneğini seçin.
Yanındaki alana, açılır listeye dahil edilmesini istediğiniz tüm değerleri içeren hücre referansını/aralığını girin. Aralığı manuel olarak girmek yerine, "Veri aralığını seç" simgesine (tablo simgesi) tıklamanız yeterlidir.
Veri aralığı seç adlı başka bir açılır pencere görünecektir. Şimdi, öğelerin listesini içeren hücreyi/aralığı seçin ve konum otomatik olarak 'Bir veri aralığı seç' iletişim kutusuna eklenir. Ardından, 'Tamam'ı tıklayın. Farklı bir sayfadan bir aralık seçtiğinizde, sayfa adı da listenin konumuna dahil edilir.
Yukarıdaki örnekte, Sayfa 3'ün A2:A13'ündeki öğelerin listesi ve açılır liste, Sayfa 4'ün C2:C17'sinde oluşturulmaktadır.
Hücrede açılır listeyi göster
'Hücrede açılır listeyi göster' onay kutusunun etkinleştirildiğinden emin olun. Bu seçenek işaretlenmemişse, hücreye çift tıklayarak listedeki öğeleri girmeye devam edebilirsiniz ancak hücrede açılır simgeyi görmezsiniz.
geçersiz verilerde
Ayrıca birisi listede olmayan bir şey (geçersiz veri) girdiğinde ne olacağını da seçebilirsiniz. "Geçersiz verilerde" ayarı için "Uyarı göster" veya "Girişi reddet" radyo düğmesini seçebilirsiniz. 'Uyarı göster' seçeneği kullanıcının girişini kabul eder ancak bir uyarı ile birlikte 'Girişi reddet' seçeneği girişi tamamen reddeder.
Görünüm
Görünüm seçeneği ile açılır listenin nasıl kullanılacağı veya hücrelerde ne tür değerlerin kabul edildiği konusunda kullanıcıya ipucu verebilirsiniz.
Bu seçeneği etkinleştirmek için, 'Doğrulama yardım metnini göster' onay kutusunu seçin, hemen altında bir metin kutusu görünecektir. Metin kutusuna görüntülemek istediğiniz talimatları yazın.
Yapılandırmayı tamamladıktan sonra değişiklikleri uygulamak için "Kaydet" düğmesini tıklayın.
Google E-Tablolarda Açılır Menü Nasıl Çalışır?
Şimdi, açılır listeler C2:C17 hücresinde oluşturulur ve bir açılır simgeye tıkladığınızda, öğelerin listesini gösterir.
Şimdi, bir kullanıcı listede olmayan bir değer girerse, o hücre geçersiz veri olarak işaretlenir. İşaretçiyi C6 hücresinin sol üst köşesinde görebilirsiniz. Bunun nedeni, Veri Doğrulama iletişim kutusundaki "Geçersiz verilerde" ayarında "Uyarı göster" seçeneğini seçmemizdir.
Ve işaretçinin üzerine geldiğinizde uyarı mesajını görürsünüz.
Google E-Tablolar'da dinamik bir açılır liste bu şekilde oluşturabilirsiniz.
Google E-Tablolar'daki Öğeleri Manuel Olarak Girerek Bir Açılır Menü Oluşturun
Statik bir açılır liste oluşturmak istiyorsanız ve elektronik tablodaki bir hücre aralığındaki öğelerin listesine sahip değilseniz, veri doğrulama iletişim kutusunda öğeleri manuel olarak belirleyebilirsiniz.
Bu yöntem, yalnızca Evet ve Hayır, Onaylandı ve Reddedildi, Stokta ve tükendi vb. öğeleri içeren basit bir açılır liste oluşturmak istiyorsanız yararlı olabilir. Bunu şu şekilde yapabilirsiniz:
Açılır liste eklemek istediğiniz hücreyi veya hücre grubunu seçin.
Menüdeki 'Veri' sekmesine tıklayın ve 'Veri Doğrulama' seçeneğini seçin.
Veri Doğrulama açılır kutusunda, "Hücre aralığı" alanında doğru hücrenin veya aralığın seçildiğinden emin olun.
Kriterler açılır menüsünde bu sefer 'Öğelerin listesi'ni seçmeniz gerekiyor.
Yanındaki alana, açılır listeye istediğiniz öğeleri manuel olarak yazın ve her bir öğeyi boşluk bırakmadan virgülle ayırdığınızdan emin olun. Örneğimiz için cinsiyetleri görüntülemek istiyoruz, bu yüzden 'Erkek, Kadın ve Belirtilmemiş' yazıyoruz.
Öğe adının içine boşluk ekleyebilir, ancak öğeler arasına boşluk koyamazsınız. Öğeler metinler, tarihler, sayılar, formüller ve onay kutuları olabilir.
'Hücrede açılır listeyi göster' seçeneğinin işaretli olduğundan emin olun. Bu statik bir liste olduğundan ve hücrede başka bir girdi istemediğimiz için 'Girişi reddet' seçeneğini seçtik.
Değişiklikleri yaptıktan sonra uygulamak için "Kaydet"i tıklayın.
Şimdi, seçilen aralığın her hücresinde statik bir açılır menü oluşturulur. Bir öğeyi seçmek için açılır simgeye tıklayın veya hücreye çift tıklayın veya hücrede 'Enter' tuşuna basın.
Bir kullanıcı listede olmayan bir değer girerse, veri doğrulama girişi reddeder ve size bir hata mesajı gösterir. Bunun nedeni, Veri doğrulamada "Geçersiz verilerde" için "Girişi reddet" seçeneğini seçmemizdir.
Hata, kullanıcıya belirli bir hücreye geçersiz veri girdiğini ve belirtilen değerlerden birini girmesi gerektiğini bildirir.
Google E-Tablolar'da Açılır Listeyi Düzenleme
Yeni öğeler eklemek, öğeleri değiştirmek veya önceden oluşturulmuş bir açılır listeden öğeleri kaldırmak istediğiniz zamanlar olabilir. Önceden var olan bir açılır listeye yeni bir öğe listesi sağlamak da mümkündür.
Açılır listeniz için kullandığınız öğelerin listesini içeren hücre aralığına veya hücre(ler) içeren sayfaya gidin. Bu hücrelerin içeriğinde istediğiniz değişiklikleri yapın. Yeni öğeler ekleyebilir, önceden var olan öğeleri düzenleyebilir ve bu hücrelerden öğeleri kaldırabilirsiniz.
Bu, daha önce bir açılır menü oluşturmak için kullandığımız orijinal listedir:
Şimdi, listede birkaç değişiklik yaptık. Stockholm'e yeni bir öğe ekledik, Viyana'yı kaldırdık ve New York'u New Jersey olarak değiştirdik.
Veri doğrulama iletişim kutusunda manuel olarak girilen öğeleri de düzenleyebilirsiniz.
Öğe listesini düzenledikten sonra, açılır liste otomatik olarak güncellenecektir. Ancak orijinal açılır menüyü kullanarak önceden girilen girişlerden bazıları geçersiz olarak işaretlendi. Bu değerler listede düzenlendiği için geçersiz olarak işaretlenir.
Şimdi, açılır listeye tıkladığınızda, yeni güncellenen açılır listeyi alacaksınız.
Not: Listeye öğe ekler veya silerseniz, açılır listedeki tüm öğeleri doğru şekilde göstermek için Veri doğrulama kriterlerindeki aralık seçimini değiştirdiğinizden emin olun.
Google E-Tablolarda Açılır Listeyi Kopyalayın
Aynı açılır listeyi birden çok sayfada oluşturmak yerine, bir açılır listeyi bir hücreden bir veya birden çok sayfadaki birden çok hücreye hızla kopyalayabilirsiniz.
Açılır listeyi hızlı bir şekilde kopyalamak için basit kopyala ve yapıştır yöntemini kullanabilirsiniz.
Bunu yapmak için, açılır listeli hücreyi seçin, sağ tıklayın ve 'Kopyala'yı seçin veya 'Ctrl + C' tuşlarına basın. Ardından, açılır listeyi eklemek istediğiniz hücreyi veya hücre aralığını seçin, sağ tıklayın ve 'Yapıştır'ı seçin veya açılır menüyü yapıştırmak için 'Ctrl + V' tuşlarına basın.
Ancak bu yöntem aynı zamanda hücre biçimlendirmesini (renk, stil, kenarlık vb.) ve açılır listenin girişini de kopyalayacaktır.
Bunu önlemek için özel yapıştırma özelliğini kullanmanız gerekir. İşte bunu nasıl yapacağınız.
İlk olarak, açılır liste ile hücreyi (Ctrl + C) seçip kopyalayın. Ardından, açılır listeyi kopyalamak istediğiniz hücreyi/aralığı seçin. Seçilen hücreye/hücrelere sağ tıklayın, "Özel Yapıştır" seçeneğini genişletin ve "Yalnızca veri doğrulamasını yapıştır" seçeneğini seçin.
Bu, açılır listeyi istediğiniz konuma kopyalayacaktır.
Açılır Listeyi Kaldırma Google E-Tablolar'da
Artık bir açılır menüye ihtiyacınız yoksa ve bunları silmek istiyorsanız, bunu birkaç fare tıklamasıyla kolayca yapabilirsiniz.
Bir açılır listeyi kaldırmak için, açılır listeyi kaldırmak istediğiniz hücreyi veya hücreleri seçin. Ardından, "Veri" menüsüne tıklayın ve "Veri doğrulama"yı seçin.
Şimdi, Veri doğrulama iletişim penceresinin altındaki 'Doğrulamayı kaldır' düğmesini tıklayın ve 'Kaydet'i tıklayın.
Bu kadar. Açılır listeleriniz kaldırılır. Ancak bu açılır listeleri kullanarak girdiğimiz verilerle sizi baş başa bırakacaklar.
