Tüm üyelerin katılabilmesi için önemli toplantılar planlayın
Microsoft Teams gibi işbirliği platformları, uzaktan çalışma oyununu tamamen değiştirdi ve haklı olarak. Birçok kuruluş, bu platformların sunduğu harika özellikler nedeniyle iş arkadaşları arasında iletişim için e-postalardan Microsoft Teams gibi uygulamalara geçiş yapıyor.
Microsoft Teams'in dünya çapındaki kullanıcıların çok sevdiği bir özellik, platformda planlanmış toplantılar düzenleme yeteneğidir. Geçici toplantılara ek olarak, kullanıcılar ayrıca toplantılar planlayabilir. Önceden, yalnızca Microsoft 365 İş aboneleri planlanmış özel veya kanal toplantıları düzenleyebilirdi. Ancak şimdi Microsoft, Microsoft Teams Free kullanıcıları için bir seçenek de ekledi. Ve Teams'de organizasyon üyeleri ve dışarıdan kişilerle (genellikle Microsoft Teams toplantıları dünyasında misafir olarak bilinir) toplantılar planlamak olabildiğince kolaydır.
Ücretsiz Microsoft Teams Kullanıcısıysanız Toplantı Nasıl Planlanır
Microsoft Teams masaüstü uygulamasını açın veya team.microsoft.com adresine gidin. Soldaki gezinme çubuğundan 'Toplantılar' seçeneğini seçin.
Not: "Toplantılar" seçeneği yoksa, yeni seçenek kullanıma sunulmaya başlandığı için Microsoft Teams masaüstü uygulamanızı güncellemeyi deneyin. En son sürüme güncelleme hala seçeneği göstermiyorsa, geriye kalan tek şey özelliğin size sunulmasını beklemektir.
Toplantılar sekmesi açılacaktır. İki seçenek göreceksiniz: "Şimdi Buluşun" ve "Bir Toplantı Planla". Planlayıcı penceresini açmak için "Bir Toplantı Planla"yı tıklayın.
Toplantınıza bir başlık verin ve toplantı süresi için bir tarih ve saat belirleyin. Ardından 'Programla' düğmesine tıklayın.
Takımlar toplantıyı planlayacaktır. Davetiyeyi paylaşmak için birkaç seçenek ekranınızda görünecektir. Toplantı bilgilerini kopyalayıp bağlantıyı e-posta veya herhangi bir mesajlaşma uygulaması aracılığıyla göndererek paylaşabilir veya bir etkinlik oluşturarak daveti Google Takvim veya Outlook Takvim kullanarak gönderebilirsiniz. İstediğiniz seçeneği seçin.
Önemli Not: En azından toplantı bilgilerini kopyalamadan bu adımı atlamayın. Bu pencereyi kapattığınızda, bilgilere bir daha erişemeyeceksiniz. Şu anda olduğu gibi bir takvim etkinliği oluşturmamayı seçtiyseniz, toplantı bağlantısını kendiniz için el altında tutmalısınız, Microsoft Teams, ücretsiz kullanıcıların planlanan toplantıları takip etmesi için yerleşik bir takvime sahip değildir. Yani, bu adımı atlarsanız toplantıya katılamayacak veya az önce planladığınız toplantıya başkalarını davet edemezsiniz.
Şu anda, ücretsiz kullanıcılar kanallarda değil, yalnızca özel olarak planlanmış toplantılar yapabilir. Bu nedenle, yalnızca toplantı davet bağlantısına sahip kişiler toplantıya katılabilir.
Microsoft 365 İş Kullanıcısıysanız Toplantı Nasıl Planlanır
Microsoft 365 İş aboneleri, Microsoft Teams uygulamasından bir toplantı planlayabilir veya Teams'de bir toplantı planlamak için Outlook'u da kullanabilir.
Microsoft Teams'den Toplantı Planlama
Microsoft Teams masaüstü uygulamasını açın veya team.microsoft.com adresine gidin ve Microsoft hesabınızla oturum açın. Ardından, soldaki gezinme çubuğundan 'Takvim' seçeneğini seçin.
Takvimde, bir toplantı planlamak için "Yeni Toplantı" düğmesini tıklayın.
Yeni bir toplantı oluşturma ekranı açılacaktır. Bir toplantı başlığı ekleyin ve ardından kişileri davet etmek için 'Gerekli katılımcıları ekle' kutusuna katılımcıların adlarını yazın.
Kuruluşunuz dışından birinin toplantıya katılmasını istiyorsanız, bu kişiye toplantıya davet bağlantısı göndermek için e-posta adresini kutuya yazın.
Tüm katılımcıları ekledikten sonra toplantının zamanını ayarlayın. Toplantı için herkese uygun bir zaman belirlemek üzere herkesin takviminden boş zaman bulmak için "Zamanlama asistanını" da kullanabilirsiniz.
Microsoft Teams, toplantının belirli bir programda tekrarlanmasına da izin verir. Açılır menüden uygun seçeneği seçin. Toplantıyı tekrarlamak istemiyorsanız ayarı 'Tekrar etmez' olarak bırakın.
Sonraki, toplantının gizlilik ayarlarını belirleyen "Kanal ekle" ayarıdır. Toplantınızı gizli tutmak için boş tutun. Toplantıyı ekip üyelerine açmak için bir kanal seçin. Toplantı için birden fazla kanal da seçebilirsiniz.
Toplantı, ekip üyelerinin gündem belirleyebileceği, dosya paylaşabileceği veya yorum ekleyebileceği 'Gönderiler' sekmesi altında seçtiğiniz kanalda yayınlanacaktır.
Toplantıyı planlamak için "Gönder" veya "Kaydet" düğmesini (listenizde katılımcı olup olmamasına bağlı olarak hangisi görünürse) tıklayın.
Outlook'tan Ekip Toplantısı Planlama
Kullanıcılar ayrıca Microsoft Outlook'tan bir Teams toplantısı planlayabilir. Outlook uygulamasını açın ve takvim görünümüne geçin. Geçiş yapmak için sol gezinme bölmesinin altındaki 'Takvim' simgesine tıklayın.
Varsayılan olarak, Microsoft Teams Outlook eklentisine sahiptir. Outlook takvim görünümünde 'Yeni Ekip Toplantısı'na tıklayın.
Bir toplantı planlama ekranı açılacaktır. Toplantı adını belirleyin, toplantı davetlerinin gönderileceği katılımcıları ekleyin, toplantı saatini ayarlayın ve toplantı davetini göndermek için 'Gönder' düğmesine tıklayın.
Not: Şu anda kullanıcılar Outlook'tan toplantı planlayabilir, ancak bu toplantıları herhangi bir kanalda gerçekleştiremez.
Microsoft Teams'de toplantı yapmak çok uygundur. Kullanıcılar, Microsoft Teams'den veya Outlook uygulamasını kullanarak toplantı planlayabilir. Microsoft 365 İş aboneliğine sahip Teams kullanıcıları, kullanıcıların toplantı için herkes için uygun bir zaman bulmasına olanak tanıyan bir zamanlama yardımcısını da kullanabilir.
Microsoft Teams Free kullanıcıları için zamanlayıcı şu anda oldukça basit, ancak yeni uygulanan bir özellik olduğu için önümüzdeki aylarda önemli güncellemeler alabilir. Ayrıca, kuruluşunuzun bir parçası olmayan kişilere de toplantıya 'Misafir' olarak katılabilmeleri için davet bağlantısı gönderebilirsiniz.