Uygun olup olmadığınızı ekibinize bildirmek için Microsoft Teams'deki durum ayarlarını kullanın
Microsoft Teams, en popüler Workstream Collaboration uygulamalarından biri haline geldi. Ve onu kullanan kuruluşlar için, artık e-postayı geçen ekip üyeleri arasındaki birincil iletişim modudur. Ve haklı olarak. Microsoft Teams, iletişimi ve işbirliğini geleneksel yöntemlerden daha etkili ve üretken kılmak için birçok araca sahiptir.
Evden çalışırken ve aynı fiziksel alanda bulunmadığınızda bile, yanlış iletişim olasılığını önlemek ve üretkenliği sürdürmek için birçok araç vardır. Gözden kaçırmış olabileceğiniz ancak dikkat etmeye başlamanız gereken böyle bir araç, Microsoft Teams'de bulunan çeşitli Durum ayarları ve bunları kullanabileceğiniz tüm yöntemlerdir.
Microsoft Teams'de hangi Durum Ayarları kullanılabilir?
Teams'de kullanabileceğiniz iki tür durum ayarı vardır: Kullanıcı Durumu Durumu ve Özel Durum.
Kullanıcı Varlık Durumu nedir?
Kullanıcı Durum Durumu, profilinizin Microsoft Teams'deki (ve ayrıca Microsoft 365 genelindeki) diğer kullanıcıların uygunluk durumunuzu bilmesini sağlayan kısmıdır. Profil resminizin yanında yeşil/kırmızı/sarı/gri renkte küçük nokta olarak görünür.
Duruma ve ekibinizdeki diğer üyelere bir bakış, çevrimiçi olup olmadığınızı, bir toplantıda olup olmadığınızı, rahatsız edilmemek için vb. olup olmadığınızı anlayacaktır. Ana fikri anlıyorsunuz. Kesin olarak söylemek gerekirse, başkalarının müsaitliğinizin genel durumunu bilmesini sağlamak içindir.
Özel Durum nedir
Kullanıcı uygunluk durumu dışında, Microsoft Teams'de, diğer kişilerin uygunluk durumunuzu tam olarak bilmesini sağlamak için kullanabileceğiniz bir Özel durum da vardır. Kullanıcı mevcudiyeti durumunun bir kişiye yalnızca masadan uzakta olduğunuzu bildirebildiği durumlarda, özel durum, örneğin birine öğle yemeğinde uzakta olduğunuzu ve bir saat içinde geri döneceğinizi söylemek gibi, bu durumun arkasındaki kesin gerekçeyi söyleyebilir.
Kısa bir süre için görüntüleyebileceğiniz küçük bir özel mesajdır. Diğer kullanıcılar, profil resminizin üzerine geldiklerinde bunu görebilirler. Ayrıca, birisi kişisel sohbet yoluyla size bir mesaj gönderdiğinde veya dilerseniz sizden @bahsettiğinde de açılır.
Microsoft Teams'de Durum Ayarlarını Kullanma
Durumunuzu, diğer kullanıcılara uygunluğunuzu belirtmek için Microsoft Teams'de ayarlamak oldukça kolaydır.
Durum Durumunuzu Ayarlama
Durum ayarlarınızı daha önce hiç değiştirmemiş olsanız bile, Durum durumunuzda otomatik olarak bir değişiklik olduğunu fark etmiş olabilirsiniz. Bunun nedeni, Microsoft Teams'in farklı koşullara bağlı olarak durumunuzu otomatik olarak görüntülemesidir.
Ayrıca, durumunuz olarak ayarlayabileceğiniz belirli durum seçeneklerinin olmadığını göreceksiniz, ancak bunları diğer kullanıcıların durum durumu olarak görebilirsiniz. "Bir toplantıda", "Sunum", "Odaklanma" vb. gibi. Bu seçenekler yalnızca sizin için "kullanılamaz" değil, kimsenin kendi ayarlayabileceği şekilde de değildir. Bu durumlar uygulama tarafından yapılandırılır, yani Microsoft Teams bu durumları değiştirir. Bunları, siz bir toplantıdayken "Bir toplantıda" veya toplantıda ekranı paylaşırken "Sunum Yaparken" olarak değiştirebilir ve bu şekilde devam edebilir.
Ama senin için seçenekler sınırlı. Kullanıcı tarafından yapılandırılan bir Durum durumu ayarlamak için Teams uygulamasının Başlık çubuğundaki profil düğmesine tıklayın.
Bir bağlam menüsü görünecektir. Menüden Durum seçeneğine (mevcut durum) gidin.
Alt menü, aşağıdaki durum seçenekleriyle birlikte görüntülenir: Uygun, Meşgul, Rahatsız Etmeyin, Hemen Geri Dönün ve Uzakta Görün. Görüntülemek istediğiniz duruma tıklayın. Varlığı uygulama tarafından yapılandırılmış duruma geri döndürmek istiyorsanız, bir "Durumu Sıfırla" seçeneği de vardır.
Kendiniz bir durum ayarladığınızda, önceliği yüksek olduğu için çoğu durumda uygulama tarafından yapılandırılmış durumu geçersiz kılar. Örneğin, durumu "Rahatsız Etmeyin" olarak ayarlarsanız, Teams normalde olduğu gibi bunu "Toplantıda" veya "Aramada" olarak değiştirmez.
Yine de, kullanıcı tarafından yapılandırılan tüm heykeller geçersiz kılma kanıtı değildir. Durumunuzu 'Uygun' olarak ayarlasanız bile, Teams çoğu zaman beş dakikadan fazla hareketsizlik algıladıktan sonra durumu 'Dışarıda' olarak geçersiz kılar.
Ayrıca, Microsoft Teams'de kendiniz bir durum ayarladığınızda, tüm durumların varsayılan bir sona erme süresi vardır. Bu nedenle, durumunuzu değiştirmeyi unutsanız bile, Rahatsız Etmeyin veya Meşgul'de sonsuza kadar kalmayacaksınız.
| Kullanıcı Tarafından Yapılandırılan Durum | Varsayılan Süre Sonu |
|---|---|
| Meşgul | 1 gün |
| Rahatsız etmeyin | 1 gün |
| Diğerleri | 7 gün |
Özel Durumu Ayarlama
Özel bir durum mesajı ayarlamak için profil düğmesine tıklayın ve ardından menüden 'Durum mesajını ayarla' seçeneğine gidin.
Durum mesajı için oluştur kutusu açılacaktır. Başkalarına göstermek istediğiniz durumu oluşturun; özel durum için maksimum uzunluk 280 karakterdir. Ayrıca durumunuzdaki birinden @bahsedebilirsiniz.
Durumu oluşturduktan sonra, isterseniz 'İnsanlar bana mesaj attığında göster' seçeneğini işaretleyin. Bu seçenek etkinleştirildiğinde, biri size özel mesaj gönderdiğinde veya kanalda sizden @bahsettiğinde, Teams durumunuzu oluşturma kutusunun üzerinde görüntüler. Bu nedenle, durumunuzu gözden kaçırmaları ve daha sonra yanıt vermediğiniz için sizi suçlamaları için cehennemde hiçbir şans olmayacak.
Ayrıca, tamamlanmasının ardından Teams'in durumunuzu otomatik olarak sileceği durum için sona erme tarihini de belirleyebilirsiniz. Varsayılan olarak, seçili seçenek olarak 'Bugün' gösterilir. Açılır menüyü genişletmek için üzerine tıklayın. Ardından 'Asla', '1 Saat', '4 Saat', 'Bugün', 'Bu Hafta' seçeneklerinden birini seçin. Bir tarih ve saat belirtmek için "Özel"i de seçebilirsiniz.
Şimdi durumu kaydetmek için 'Bitti'ye dokunun.
Özel durumunuz, iletişim durumunuzla birlikte belirlenecek ve başkaları tarafından görülebilecektir.
Uç: Ayrıca Microsoft Teams'de ayarlayabileceğiniz bir İşyeri Dışı durumu da vardır, bu komik hikaye aslında Microsoft Teams'den ayarlanamaz. Microsoft Teams'de İşyeri Dışında'yı nasıl ayarlayacağınızı buradaki ayrıntılı blog gönderimizde okuyun.
Microsoft Teams'de Diğer Kullanıcıların Durumunu Takip Edin
Başkalarını bilgilendirmek için kendi durumunuzu belirlemenin yanı sıra, kuruluşunuzdaki diğer kullanıcıların durumunu da takip edebilirsiniz. Bir kişinin durumunu takip ederken, bu kişi her Uygun veya Çevrimdışı göründüğünde bir bildirim alırsınız. Kabul etmelisiniz ki, önemli bir işiniz olduğunda saplantılı bir şekilde takip edip çevrimiçi görünmelerini beklemek zorunda kalmaktansa bildirim almak daha iyidir.
Microsoft Teams'de profil düğmesine tıklayın ve menüden 'Ayarlar' seçeneğine gidin.
Soldaki gezinme menüsünden "Bildirimler"e gidin.
'Kişiler' seçeneğini bulun ve yanındaki 'Düzenle' düğmesini tıklayın.
Şimdi durumunu takip etmek ve haberdar olmak istediğiniz kişiyi/kişileri ekleyin.
Bu bildirimleri istediğiniz zaman kişinin adının yanındaki 'Kapat' düğmesine tıklayarak durdurabilirsiniz.
Microsoft Teams'deki durum ayarları, yanlış iletişime yer olmadığından emin olmak için kullanabileceğiniz paha biçilmez bir araçtır. Eldeki göreve odaklanabildiğinizden ve kimsenin sizi rahatsız etmeyeceğinden emin olmak için Rahatsız etmeyin veya Odaklanmış gibi çeşitli ayarları da kullanabilirsiniz. Bildirimlerden değil, insanlardan hala mesajlar alırsınız, böylece bölgenizde kalabilirsiniz.