Bu kılavuz, Sıralama ve Filtreleme özelliğini kullanarak Excel'de nasıl alfabetik sıraya dizileceğini ve verileri sırayla düzenlemek ve biçimlendirmek için formülleri gösterecektir.
Microsoft Excel, finans, satış verileri, müşteri bilgileri vb. gibi önemli verileri düzenlemek için etkili bir yazılımdır. Çalışma sayfalarındaki verileri alfabetik olarak sıralamak, bu verileri hızlı bir şekilde düzenlemenin, bunlara erişmenin ve bunlara başvurmanın en iyi yollarından biridir. Bir hücre aralığını alfabetik olarak sıralamak, Excel'de bir aralığı alfabetik olarak sıralamak anlamına gelir. Veriler artan veya azalan düzende olmak üzere her iki şekilde de sıralanabilir.
Örneğin, müşterinin sipariş bilgilerini içeren geniş bir veri kümeniz olduğunu ve belirli bir müşterinin sipariş geçmişini bulmak istediğinizi varsayalım. Tüm listeyi taramak oldukça angarya olacak. Kaydırarak zaman kaybetmek yerine, verilerinizi hızlı bir şekilde bulmak için sütunlarınızı alfabetik olarak sıralayabilirsiniz.
Üzerinde çalıştığınız veri kümesinin türüne bağlı olarak, Excel'de verileri alfabetik olarak sıralamak için kullanabileceğiniz çeşitli yollar vardır. Excel, tek bir sütunu veya tek bir satırı veya seçili aralığı veya tüm çalışma sayfasını sıralamanıza ve bunları sıralarken birden çok sütunu veya satırı birlikte gruplandırma seçeneklerine olanak tanır. Excel elektronik tablolarındaki verileri satırlara veya sütunlara göre alfabetik hale getirmeyi öğrenelim.
Excel'deki verileri neden alfabetik hale getirin
Verileri alfabetik hale getirmenin sayısız avantajı olacaktır:
- Verileri daha mantıklı hale getirir ve okumayı kolaylaştırır.
- Bir kullanıcının bir Excel veri sayfasında belirli bir değeri veya müşteri adını aramasını kolaylaştırır.
- Veri girişi hatalarını önleyebilmemiz için kullanıcının yinelenen kayıtları görsel olarak tanımlamasına yardımcı olur.
- Kullanıcıların sütunları veya listeleri kolayca gruplandırmasına olanak tanır, böylece kullanıcılar bunlara yan yana bakabilir.
Alfabeye ayırma (alfabetik olarak sıralama), bilgilerinizi hızlı bir şekilde sıralamanın kolay ve yaygın bir yoludur. Özellikle çok büyük veri kümeleri için kullanışlıdır. Toplamda, Excel'de verileri alfabetik hale getirmenin 4 yolu vardır: A-Z veya Z-A düğmesi, Sıralama özelliği, filtre işlevi ve formüller.
Excel'de Bir Sütunu Alfabeye Çevirmek
Excel'de alfabetik olarak sıralamanın en hızlı yolu, yerleşik Sıralama özelliğini kullanmaktır.
İlk olarak, veri kümesini içeren elektronik tabloyu açın. Sıralamak istediğiniz hücreleri veya sütunu seçin ve boş hücre seçmediğinizden emin olun. Ardından, 'Veri' sekmesine gidin ve Sırala ve Filtrele grubunda artan şekilde sıralamak için 'A-Z'yi veya azalan şekilde sıralamak için 'Z-A'yı tıklayın.
Arada boş hücreler varsa, Excel tüm verilerin sıralandığını varsayar ve siyah hücrenin üzerinde durur. Tüm sütunu sıralamak istiyorsanız, sütundaki herhangi bir hücreyi seçin ve yukarıdaki seçeneği kullanın.
Aynı seçeneklere, 'Ana Sayfa' sekmesinin Düzenleme bölümündeki 'Sırala ve Filtrele' aracı altından da erişilebilir.
Düğmeye tıkladığınızda, excel listenizi hemen alfabetik hale getirin.
Excel'de Satırlar Nasıl Sıralanır ve Bir Arada Tutulur
Çalışma sayfanızda yalnızca bir sütun varsa, bir sütunu kolayca sıralayabilirsiniz, ancak çalışma sayfanız sıralamak istediğiniz sütunun yanında birden çok sütun içerdiğinde biraz karmaşıklaşır. Ayrıca bazen, sütunu sıraladıktan sonra karşılık gelen satırları olduğu gibi tutmamız gereken elektronik tablolar üzerinde çalışıyoruz.
Örneğin, öğrencilerin not listesini içeren bir elektronik tablomuz varsa. Öğrenci isimlerinin bulunduğu sütunu alfabetik sıraya koyduğumuzda, yanlarındaki satırlara girilen işaretlerin de buna göre hareket etmesini istiyoruz.
Bu gibi durumlarda, sütunlardan birini alfabetik olarak sıralamak için 'A-Z' veya 'Z-A' düğmesini kullanabilirsiniz ve diğer sütunlardaki verileri otomatik olarak düzenleyerek satırları bir arada tutacaktır. Bunun nasıl çalıştığını başka bir örnekle görelim.
İlk olarak, diğer sütunları sıralamak istediğiniz ilk sütunu seçin. Ardından, verileri bir sütunda sıralamak için Veri sekmesi veya Giriş sekmesi altında 'A-Z' veya 'Z-A'yı seçin; Excel diğer sütunları buna göre otomatik olarak yeniden düzenler.
Sıralama düğmesine tıkladığınızda, bir Sıralama Uyarısı iletişim penceresi görünecektir. 'Seçimi genişlet' için radyo düğmesini seçin ve 'Sırala' düğmesini tıklayın.
Bu, sütunları sıralarken herhangi bir veriyi eşleştirmeden (aşağıda gösterildiği gibi) satırları bir arada tutacaktır.
'Geçerli seçimle devam et' seçeneğini belirlerseniz, Excel yalnızca seçili sütunu sıralayacaktır.
Birden Çok Sütuna Göre Alfabetik Olarak Nasıl Sıralanır?
Bir veri kümesini birden fazla sütuna göre alfabetik olarak sıralamak istiyorsanız, bunu Excel'in Sıralama özelliği ile yapabilirsiniz.
Örneğin, aşağıdaki tabloyu önce Ülkeye göre sonra da Ad'a göre alfabetik olarak düzenlemek istiyoruz:
Önce alfabetik sıraya göre sıralamak istediğiniz tüm tabloyu seçin, ardından 'Veri' sekmesine gidin ve Sırala ve Filtrele grubunda 'Sırala'yı tıklayın.
Veya aynı özelliğe erişmek için "Ana Sayfa" sekmesinin Düzenleme bölümündeki "Sırala ve Filtrele" simgesine tıklayın ve "Özel Sıralama"yı seçin.
Sırala iletişim kutusu görünecek ve tablonun sıralanacağı ilk sütunu (parametreyi) gösterecektir. 'Sıralama ölçütü' açılır kutusunda, verileri alfabetik olarak sıralamak istediğiniz birincil sütunu seçin, bizim durumumuzda 'Ülke' ve 'Sıralama' açılır menüsünden 'A'dan Z'ye' veya 'Z'den A'ya'yı seçin. .
Ardından, ikinci sıralama düzeyini eklemek için "Seviye Ekle" düğmesini tıklayın. 'Sıralama Ölçütü' kutusundaki verileri alfabetik olarak sıralamak istediğiniz ikinci sütunu (bizim durumumuzda Adı) seçin ve 'A'dan Z'ye' veya 'Z'den A'ya'yı seçin. Tablonuzun üst kısmında başlıklar varsa, sıralarken başlıkları atlayabilmesi için "Verilerimin Başlıkları Var" onay kutusunu işaretleyin. Gerekirse daha fazla sıralama düzeyi ekleyin ve 'Tamam'ı tıklayın.
Tablo alfabetik olarak düzenlenmiştir: aşağıda gösterildiği gibi önce Ülkeye göre, ardından Ad'a göre.
Excel'de Satırları Alfabetik Olarak Sıralama
Bazen Excel'de sütunlar yerine satırları alfabetik olarak sıralamak isteyebilirsiniz. Bu, Excel'in Sıralama özelliği kullanılarak yapılabilir. Örneğin, B'den T'ye kadar olan ilk satır sütununun, farklı perakende türleri altında bulunan mağaza sayısının bulunduğu şehir adlarını ve Sütun A'nın perakendeci türünü içerdiği bir elektronik tablonuz olduğunu varsayalım. Hücreler, her şehirde farklı perakendeci kategorilerinde kaç mağaza olduğunu takip etmek için kullanılır.
İlk önce, alfabetik sıralamak istediğiniz tüm satırları seçin; Satır etiketlerini taşımak istemiyorsanız, seçiminizin dışında bırakın. Şimdi, 'Veri' sekmesine gidin ve Sırala ve Filtrele grubunda 'Sırala'yı tıklayın.
Sırala iletişim kutusunda, 'Seçenekler' düğmesini tıklayın.
Size 'Soldan sağa sırala' veya 'Yukarıdan aşağıya sırala' seçeneğini sunan başka bir küçük iletişim kutusu görünecektir. Bunun yerine satıra göre alfabetik sıralamak için 'Soldan sağa sırala' seçeneğini seçin ve Sırala iletişim kutusuna geri dönmek için 'Tamam'ı tıklayın.
Şimdi, 'Sıralama ölçütü' açılır listesinde alfabetik sıralamak istediğiniz Satırı seçin (bu örnekte Satır 1). Diğer alanda, Hücre Değerlerini 'Sırala' kutusunda tutun ve Sıra kutusunda 'A'dan Z'ye' (artan düzende) seçin. Ardından, iletişim kutusunu kapatmak için 'Tamam'ı tıklayın.
Artık tablomuzdaki ilk satır alfabetik (artan) sıraya göre sıralanmış, kalan satırlar ise aşağıda gösterildiği gibi yeniden düzenlenmiştir.
Filtre Kullanarak Bir Sütunu Alfabetik Olarak Sıralama
Excel'de alfabetik olarak sıralamanın bir başka hızlı yolu da Filtre özelliğini kullanmaktır. Sütunlara filtre uyguladığınızda, tüm sütunlar için sıralama seçeneklerine tek bir fare tıklamasıyla erişilebilir.
Sütunlara filtre eklemek için bir veya daha fazla sütun seçin ve "Veri" sekmesindeki Sırala ve Filtrele grubundaki "Filtre" seçeneğini tıklayın. Filtreyi tüm tabloya uygulamak istiyorsanız, tablodaki herhangi bir hücreyi seçin ve 'Filtre' seçeneğini tıklayın.
Ayrıca, "Ana Sayfa" sekmesinin Düzenleme grubundaki "Sırala ve Filtrele" aracına tıklayarak ve "Filtre"yi seçerek Filtre seçeneğine erişebilirsiniz.
Sütun başlıklarının her birinde küçük bir açılır ok görünecektir. Alfabetik olarak sıralamak istediğiniz herhangi bir sütunun okuna tıklayın ve 'A'dan Z'ye Sırala' veya 'Z'den A'ya Sırala'yı seçin.
Bu, istediğiniz sütunu seçtiğiniz alfabetik sıraya göre düzenler ve 'A'dan Z'ye Sırala'yı seçerseniz, filtre düğmesinde sıralama düzenini (artan) gösteren küçük bir yukarı ok belirir:
Özel Sırada Gelişmiş Sıralama
Alfabetik olarak sıralamak her alfabetik veri için ideal değildir. Bazen veriler alfabetik olarak sıralanabilir, ancak sıralamanın en etkili yolu bu değildir.
Diyelim ki, ayların veya haftanın günlerinin adlarını içeren bir listeniz olabilir, bu durumda alfabetik olarak sıralamanın pek faydası olmaz. Bu listeyi kronolojik olarak sıralamak daha mantıklı. A'dan Z'ye sıralarsanız, ayları alfabetik olarak sıralar, önce Nisan, ardından Ağustos, Şubat, Haziran vb. Ama istediğin bu değil. Neyse ki, Gelişmiş Özel Sıralama seçeneğini kullanarak Excel'de kronolojik olarak düzenlemek çok kolaydır.
Sıralamak istediğiniz tabloyu seçerek başlayın. Ardından, Ana Sayfa sekmesinin Düzenleme bölümünde 'Sırala ve Filtrele' altındaki 'Özel Sıralama'yı seçin.
Sırala iletişim kutusunda, sütun bölümünde yılın aylarını içeren sütunu seçin, her zamanki gibi "Değerler"e göre sıralayın ve Sıralama bölümünde "Özel Liste"yi seçin.
Özel Listeler iletişim kutusunda kendi listenizi oluşturabilirsiniz. Haftaların günleri, kısaltılmış aylar, yılın ayları vb. dahil olmak üzere bazı varsayılan özel listeler vardır. İhtiyacınıza göre uygun sıralama seçeneğini seçin (bizim durumumuzda Ocak, Şubat, ..) ve 'Tamam'ı tıklayın. Ardından listenizi kronolojik olarak sıralamak için tekrar 'Tamam'ı tıklayın.
Listeyi ay sırasına göre başarıyla sıraladığınızı fark edeceksiniz.
Excel Formüllerini Kullanarak Excel'de Alfabetik Olarak Nasıl Sıralanır
Formüllerin hayranıysanız, bir listeyi alfabetik hale getirmek için Excel formüllerini kullanabilirsiniz. Verileri alfabetik hale getirmek için kullanılabilecek iki formül EĞERSAY ve DÜŞEYARA'dır.
Örneğin, formül kullanarak alfabetik hale getirmek istediğimiz bir isim listemiz var.
Bunu sıralamak için mevcut tabloya bu 'Sıralama düzeni' adlı geçici bir sütun ekleyeceğiz.
Verilerin yanındaki (A2) hücresinde aşağıdaki EĞERSAY formülünü kullanın:
=EĞERSAY($B$2:$B$20,"<="&B2) Yukarıdaki formül, B2 hücresindeki bir metin değerini diğer tüm metin değerleriyle (B3:B20) karşılaştırır ve göreli sıralamasını döndürür. Örneğin, B2 hücresinde, alfabetik sırada "Nancy" metninden küçük veya ona eşit 11 metin değeri olduğundan 11 değerini döndürür. Sonuç, B2 hücresindeki çalışan adının sıralama düzenidir.
Ardından, tüm aralıkta doldurmak için bu formülü sürükleme tutamacını kullanın. Bu, listedeki adların her birinin sıralama düzenini verir.
Şimdi, yukarıdaki ekran görüntüsünde gösterilen verileri sıralama numarasına göre düzenlememiz gerekiyor ve bunun için bir DÜŞEYARA işlevi kullanacağız.
Sözdizimi:
=DÜŞEYARA(,A:B,2,0)Burada 'sıralama numarası' 1 - 20 arasında artan sırada sayıları temsil eder. Azalan düzende sayılar 20 - 1 arasında olmalıdır.
Burada, sıralanmış isimler için D Sütunumuz var. D2 hücresi için aşağıdaki DÜŞEYARA formülünü girin:
=DÜŞEYARA(1,A:B,2,0)Benzer şekilde, ikinci ve üçüncü hücreler için formülü şu şekilde kullanmanız gerekir:
=DÜŞEYARA(2,A:B,2,0) ve =DÜŞEYARA(3,A:B,2,0) ve benzeri…
Bu DÜŞEYARA formülünü verilerin yanındaki her hücreye girdikten sonra liste alfabetik hale gelir.
Yukarıdaki formülü (1-20) her hücreye manuel olarak girmek yerine, işlerinizi kolaylaştırmak için satır fonksiyonunu da kullanabilirsiniz. Satır () işlevi, geçerli hücrenin satır numarasını döndürür. Böylece, satır işlevinin yardımıyla formül şöyle olacaktır:
=DÜŞEYARA(SATIR()-1,A:B,2,0)Bu formül size yukarıdaki formülle aynı sonucu verecektir.
Ardından, tüm aralıkta doldurmak için bu formülü sürüklemek için doldurma tutamacını kullanın.
Soyadına Göre Girişler Nasıl Alfabete Edilir
Bazen, veri sayfalarını soyadlarıyla alfabetik olarak sıralamamız gerekir. Bu gibi durumlarda, adlar ilk adlarla başlasa bile, soyadına göre alfabetik sıralamanız gerekir. Bunu Excel Metin formülleriyle yapabilirsiniz.
Bunu yapmak için önce, tam adlardan adları ve soyadlarını iki farklı sütuna çıkarmanız gerekir. Ardından adları tersine çevirin, sıralayın ve ardından orijinal biçimlerine geri döndürün.
A2'de tam adla, aşağıdaki formülleri iki farklı hücreye (B2 ve C2) girin ve ardından formülleri veri içeren son hücreye kadar sütunlardan aşağıya (dolgu tutamağını kullanarak) kopyalayın:
İlk adı çıkarmak için bu formülü C2 hücresine girin:
=SOL(A2,ARA(” “,A2)-1)
Soyadı çıkarmak için bu formülü D2 hücresine girin:
=SAĞ(A2,UZUNLUK(A2)-ARA(" ",A2,1))
Ve sonra, E2 hücresinde, adları ve soyadlarını virgülle ayırarak ters sırada birleştirdi:
=D2&", "&C2
Adları ve soyadlarını ayırdık ve tersine çevirdik. Şimdi onları alfabetik hale getirmeli ve geri çevirmeliyiz. Yukarıda görebileceğiniz gibi, formülü kullanarak adları çıkardığımızda, C, D ve E sütunları aslında formüller içerir, ancak değerler gibi görünecek şekilde biçimlendirilir. Bu yüzden formülü değerlere dönüştürmemiz gerekiyor.
Bunu yapmak için önce tüm formül hücrelerini (E1:E31) seçin ve Ctrl + C onları kopyalamak için. Seçili hücrelere sağ tıklayın, "Yapıştırma Seçenekleri" altındaki "Değerler" simgesine tıklayın ve "Enter" tuşuna basın.
Ardından, sonuç sütununda herhangi bir hücreyi seçin ve ihtiyaçlarınıza göre "Veri" veya "Ana Sayfa" sekmesinde "A'dan Z'ye" veya "Z'den A'ya" seçeneğini tıklayın.
Düğmeye tıkladığınızda bir Sıralama Uyarısı iletişim kutusu açılır. 'Seçimi Genişlet' seçeneğini seçin ve 'Sırala' düğmesine tıklayın.
Gördüğünüz gibi, tüm sütun soyadına göre alfabetik olarak sıralanmıştır.
Şimdi, orijinal 'Ad Soyadı formatına' geri döndürmek istiyorsanız, aynı formülleri ancak farklı hücre referanslarıyla girmeniz yeterlidir.
Aşağıdaki formülleri kullanarak (E2) adını tekrar ikiye ayırmanız gerekir:
G2'de ilk adı çıkarın:
=SAĞ(E2,UZUNLUK(E2)-ARA(" ",E2))
G2'de soyadını çekin:
=SOL(E2,ARA(" ",E2)-2)
Orijinal tam adı elde etmek için iki parçayı birleştirin:
=G2&" "&H2
Formülü ilk hücreye her girdiğinizde, formülü veri içeren son hücreye kadar sütundan aşağıya (dolgu tutamağını kullanarak) kopyaladığınızdan emin olun.
Şimdi yapmanız gereken tek şey, yukarıda yaptığımız gibi formülleri bir kez daha değer dönüşümüne dönüştürmek ve işiniz bitti. bu yapıldı ve.