Microsoft Teams'deki Canlı Kopyalama özelliğini kullanarak bir toplantıda otomatik notlar alın.
Microsoft Teams, Workstream Collaboration uygulamalarında oldukça öndeydi. Ancak son zamanlarda, değişen zamanlarda alakalı kalmak için sınırlarını daha da zorluyor. Çalışma şeklimizi ve kıyasıya rekabeti çevreleyen tüm denklemdeki köklü değişiklik sayesinde, Microsoft Teams sürekli olarak A oyununu getiriyor.
Teams'in sunduğu özellikler yelpazesine en son eklenen, Live Meeting Transkripsiyonlarıdır. Bir toplantı sırasında canlı dökümler kullanılabilir ve bu dökümleri oluşturmak için bir toplantı kaydetmeniz gerekmez.
Transkripsiyonlar, toplantı deneyiminizi büyük ölçüde iyileştirebilir. Toplantı notlarını sizin için otomatikleştirerek toplantılarınızı daha verimli hale getirmekle kalmazlar. Manuel olarak not almak zorunda olmamasına rağmen büyük bir artı. Ayrıca, sağır veya işitme güçlüğü çeken, gürültülü bir yerde bulunan veya farklı bir dil yeterliliğine sahip olan katılımcılar için toplantıları daha kapsayıcı hale getirirler.
Transkripsiyonun Canlı Altyazılardan Farkı Nedir?
Microsoft Teams, bir süredir canlı altyazı özelliğine sahip. Peki, Toplantı Deşifrelerini bu kadar özel yapan ne? En büyük fark kullanılabilirliktir.
Bir toplantıdan sonra deşifreler mevcuttur. Ve bunları indirebilir ve herkesle paylaşabilirsiniz. İşte tam da bu yüzden onlara “otomatik toplantı notları” adını verdik. Ancak Teams, altyazıları kaydetmez.
Ayrıca, altyazıları etkinleştirdiğinizde, yalnızca siz görebilirsiniz, ancak kullanıcılar gizlemeyi seçebilse de, transkripsiyon herkes tarafından görülebilir.
Dökümleri etkinleştirmek istemenizin asıl nedeni toplantıyı daha kapsayıcı ve erişilebilir kılmaksa, ya dökümler ya da alt yazılarla gidebilirsiniz. Ancak tüm toplantının kaydını almak için, deşifre etmenin yolu budur.
Misrosoft Teams'de Deşifre Kullanmak için Ön Koşullar
Microsoft Teams'de transkripsiyonların kullanımına ilişkin birkaç dize vardır. İlk olarak, kanal veya "Şimdi Buluşun" toplantıları için değil, yalnızca planlanmış toplantılar için kullanılabilir. Dolayısıyla, bir doğaçlama veya kanal toplantısında gündeminiz kapsayıcılık ve daha iyi anlaşılabilirlik ise, canlı altyazılara gidebilirsiniz.
Ayrıca, bu özellik yalnızca konuşulan dil ABD İngilizcesi olduğunda kullanılabilir. Ayrıca, yalnızca masaüstü uygulamasından kullanılabilir ve yalnızca belirli lisanslar için kullanılabilir. Temel olarak, Microsoft Teams ücretsiz kullanıcılarının ve hariç tutulan lisans türlerinin bu özelliğe erişimi olmadığı anlamına gelir.
Aşağıdaki lisanslara sahip kuruluşların Ekiplerdeki Çeviri Yazılara erişimi vardır: Office 365 E1, Office 365 A1, Office 365/Microsoft 365 A3, Office 365/Microsoft 365 A5, Microsoft 365 F1, Office 365/Microsoft 365 F3, Microsoft 365 Business Basic, Microsoft 365 İş Standardı, Microsoft 365 İş Ekstra SKU'ları.
GCC, GCC-High ve DoD kullanıcıları bu özelliği kullanmaya uygun değildir.
BT yöneticisi tarafından kuruluş için deşifre de etkinleştirilmelidir. Deşifre seçeneğini bulamıyorsanız, yöneticiyle iletişime geçmeniz gerekir.
Kuruluşunuz için Transkripsiyonun Etkinleştirilmesi
Kuruluşunuz için bir BT yöneticisiyseniz, Teams yönetim merkezine gidin.
Organizasyon BT yöneticileri, global politikaya dahil ederek herkes için veya farklı kullanıcılar için farklı politikalara sahip olarak seçici kişiler için deşifreyi etkinleştirebilir.
Soldaki gezinme panelinden 'Toplantılar' seçeneğini tıklayın.
Birkaç seçenek altında genişleyecektir. Bunlardan 'Toplantı politikaları'nı seçin.
Seçeneği tüm kuruluş için etkinleştirmek için, seçeneği veya "Küresel (Kuruluş çapında varsayılan)" seçeneğini tıklayın.
"Ses ve Video" bölümüne ilerleyin. Ardından, "Transkripsiyona İzin Ver" seçeneğinin açık olduğundan emin olun.
Seçmeli olarak etkinleştirmek için iki seçeneğiniz vardır. Bunu tüm kuruluş için etkinleştirebilir, ardından Transkripsiyon seçeneğinin etkinleştirilmediği özel bir ilke oluşturabilir ve ilkeyi, özelliğe erişmesini istemediğiniz kullanıcılara atayabilirsiniz. Veya seçeneğin global olarak etkinleştirilmediği, ancak yalnızca özel politikada etkinleştirildiği tam tersi yönde gidebilir ve bunu, özelliğe erişmek istediğiniz kullanıcılara atayabilirsiniz.
Yeni bir toplantı politikası oluşturmak için "Toplantı ilkeleri" sayfasına gidin ve "Ekle" düğmesini tıklayın.
İlkenin adını verin ve istediğiniz şekilde yapılandırın. 'Kaydet' düğmesini tıklayın.
Politikayı kullanıcılara atamak için onu seçin ve 'Kullanıcıları Yönet' düğmesini tıklayın.
Sağda bir panel görünecektir. İlkeyi atamak istediğiniz kullanıcıları arayın ve 'Uygula' düğmesini tıklayın.
Ayrıca, kuruluşunuzdaki herhangi bir kullanıcı grubuna ilkeler atayabilirsiniz.
Toplantılarda Kopyalama Özelliğini Kullanma
Özelliği toplantılarda kullanmak parkta yürüyüş yapmaktır. Ancak yalnızca planlanmış toplantıları yazıya dökebileceğinizi unutmayın. Takvim etkinliğinizden planlanmış toplantıyı başlatın veya katılın.
Toplantı düzenleyicisi ve aynı kiracıdan kişiler, dökümleri başlatabilir. Misafirler, başka bir kiracıdan kişiler ve anonim kullanıcılar (deşifrelerde tanımlanmak istemeyen kişiler) bir toplantıda dökümü başlatamaz.
Bir dökümü başlatmak için toplantı araç çubuğundan "Diğer işlemler"e gidin.
Ardından, seçeneklerden 'Transkripsiyona Başla'yı seçin.
Çeviri yazının başladığına dair bir bildirim göreceksiniz ve herkesin yazıya dönüştürüldüğünü bilmesini sağlamalısınız. Ancak diğer katılımcılar da toplantının yazıya döküldüğüne ilişkin bildirimi göreceklerdir. Yine de telefondan katılan katılımcılara nezaketen herkese haber vermelisiniz.
Transkripsiyon paneli sağda görünecektir. Transkript ayrıca zaman damgasının yanı sıra katılımcının kullanıcı adını ve profil simgesini de içerecektir.
Toplantıdaki tüm katılımcılar, döküm panelini istedikleri zaman gösterebilir veya gizleyebilir. Gizlemek için paneldeki 'Kapat' düğmesini tıklayın.
Ayrıca Diğer işlemler menüsüne gidebilir ve oradan 'Transkript gizle'yi seçebilirsiniz.
Paneli göstermek için Diğer işlemler menüsünden "Dökümü göster"i seçin.
Toplantı düzenleyicisi ve sunum yapan kişiler, toplantı sırasında herhangi bir noktada dökümü durdurabilir ve yeniden başlatabilir. Transkripsiyonu durdurmak için Diğer işlemler menüsüne gidin ve "Transkripsiyonu Durdur"u seçin.
Herkes, yazıya dönüştürmeyi bıraktığınıza dair bir uyarı alacak. Herkes toplantıdan ayrıldığında deşifre otomatik olarak duracaktır.
Çeviri Yazıları İndirme ve Paylaşma
Toplantı dökümleri, toplantıdan sonra takvim etkinliğinde otomatik olarak indirilebilir. Soldaki gezinme panelinden "Takvim"e gidin.
Ardından, planlanan toplantı için etkinliği açın.
Toplantı sayfasının üst kısmında ek bir sekme bulunur: "Kayıtlar ve Transkriptler".
Tüm transkript orada görüntülenebilir olacaktır. İndirmek için indir düğmesine tıklayın.
Dökümü bir .vtt dosyası (deşifreler için popüler bir biçim) veya bir .docx dosyası (Word belgesi) olarak indirebilirsiniz.
Çeviri yazılar, toplantı düzenleyicisi onları silene kadar katılımcının hesaplarından indirilebilir.
Mobil katılımcılar, dökümü mobil uygulamada göremez. Mobil katılımcıların erişimine açmak için dosyayı indirin ve sohbete yükleyin. Toplantı sohbetine gidin ve dosyayı yüklemek için "Ekle" düğmesini tıklayın.
Mobil katılımcılar daha sonra dosyayı sohbetlerinde bulabilir.
Transkripsiyonlarda Kimliğinizi Gizlemek
Ekipler konuşan kişiyi tanımlayabilir ve toplantı dökümleri otomatik olarak kullanıcı adını ve kişinin adını içerir. Transkripsiyonlarda anonim kalmak istiyorsanız, kimliğinizi gizleyebilirsiniz. Ama bunu bir toplantıdan önce yapmalısın.
Başlık çubuğunda profil simgenizin yanında bulunan "Ayarlar ve daha fazlası" simgesini (üç noktalı menü) tıklayın. Ardından menüden 'Ayarlar'ı seçin.
Ayarlar açılacaktır. Soldaki gezinme menüsünden "Altyazılar ve dökümler"e gidin.
Ardından, "Alt yazılarda ve dökümlerde beni otomatik olarak tanımla" seçimini kapatın.
Deşifreler harika bir özelliktir ve Microsoft Teams kesinlikle bunların kullanımını kolaylaştırır. Bu nedenle, bir dahaki sefere toplantı notları almak veya toplantı içeriğini herkes için erişilebilir kılmak istediğinizde, tüm toplantıyı yazıya dökebilirsiniz.