Veri girişini daha kolay, daha hızlı ve hatasız hale getirmek için Excel'de açılır bir öğe listesi oluşturun. Excel'in Veri Doğrulama özelliğiyle, bir çalışma sayfasına veya çalışma kitabına veri girmek için kolayca açılır listeler oluşturabilirsiniz.
Bir Excel açılır listesi veya açılır menüsü, kullanıcıların önceden tanımlanmış seçenekler listesinden bir seçenek seçmesine olanak tanıyan grafiksel bir kontrol öğesidir. Bu, veri girişini daha kolay, daha hızlı hale getirecek ve yanlışlıkları ve yazım hatalarını azaltacaktır.
Örneğin, kullanıcılar bir açılır menüden işin durumunu BİTTİ olarak kolayca seçebilirler. Ancak onlara manuel olarak girme seçeneği sunarsanız, BİTTİ veya BEKLEMEDE veya DEVAM EDİYOR veya BAŞARISIZ kelimelerinin tamamını yazabilirler. Her iş için durum yazmak çok zaman alacak ama eğer açılır liste olsaydı veri giriş sürecini hızlandırırdı.
Bu gönderide, hücrelerdeki verileri kullanarak veya verileri manuel olarak girerek veya Excel'deki formülleri kullanarak bir açılır liste oluşturmanın hızlı ve kolay bir yolunu göstereceğiz.
Hücrelerdeki Verileri Kullanarak Açılır Liste Oluşturma
Örneğin, yapmayı planladığınız seyahatlerin her birinin durumunu takip etmek için bir açılır menü oluşturabilirsiniz (aşağıdaki resimde gösterildiği gibi).
İlk olarak, açılır menüde görünmesini istediğiniz öğeleri bir dizi hücreye yazın. Bunu, açılır listeleri içeren sayfada veya farklı bir sayfada yapabilirsiniz.
Bu örnekte, Sayfa 2'deki açılır liste için öğelerin listesini yazdık.
Sayfa 1'e geri dönün ve ardından B2 hücresini seçin (bu, açılır listenizi kuracağınız hücredir).
Ardından, "Veri" sekmesine gidin ve "Veri Doğrulama" simgesini tıklayın ve açılır menüden "Veri Doğrulama"yı seçin.
"Veri Doğrulama" iletişim kutusunda, "İzin Ver:" açılır menüsünden "Liste"yi seçin ve "Tamam"ı tıklayın.
'Kaynak' kutusuna tıklayın ve listede görünecek seçenekler olarak eklemek istediğiniz öğelerin listesini seçebilirsiniz.
Şimdi, Sayfa 2'den öğe listesini (A1:A5) seçin.
Ve açılır menü değerlerinin Kaynak kutusuna otomatik olarak ekleneceği konum. Şimdi, 'Tamam'ı tıklayın. "Siyahi yoksay" seçeneğinin işaretini kaldırırsanız, Excel kullanıcıları listeden bir değer seçmeye zorlar.
Şimdi Durum sütununun B2 hücresinde bir açılır liste oluşturdunuz.
Açılır listeyi 5 satırın tümüne kopyalamak için, açılır kutunun sol alt tarafındaki küçük yeşil kareye tıklayın ve B6 hücresinin üzerine sürükleyin.
Şimdi, açılır liste B2 hücresinden B6'ya kopyalanır.
Verileri Manuel Olarak Girerek Açılır Liste Oluşturma
Alternatif olarak, Veri Doğrulama iletişim penceresinin 'Kaynak' alanına manuel olarak girerek öğeleri doğrudan açılır listeye ekleyebilirsiniz.
Bu örnekte, şehirleri hangi mevsimde ziyaret ettiğinize ilişkin bir açılır liste ekliyorsunuz. Bu nedenle, bir açılır liste oluşturmak için C2 hücresini seçin.
"Veri" sekmesinden "Veri Doğrulama" iletişim kutusunu açın.
Doğrulama kriterlerinden 'Liste'yi seçin ve 'Kaynak' kutusuna listenizi yazın. Tüm öğeler, her öğe arasında virgülle ayrılarak boşluk bırakılmadan girilmelidir.
Burada, kaynak alanına 'Bahar, Yaz, Sonbahar, Kış' yazın ve 'Tamam'ı tıklayın.
Artık Kaynak alanına girilen tüm öğeler (seçenekler) açılır listede farklı satırlarda görünecektir. Ardından, önceki yöntemde yaptığınız gibi listeyi diğer satırlara sürükleyip kopyalayabilirsiniz.
Formülleri Kullanarak Açılır Liste Oluşturma
Açılır liste oluşturmanın başka bir yolu da kaynak alanındaki KAYDIR formülünü kullanmaktır.
Bu örnekte, Yıl sütununda bir açılır liste oluşturuyoruz. D1 hücresini seçin ve Veri -> Veri Araçları -> Veri Doğrulama'ya gidin.
Veri Doğrulama pencerelerinde, hücre referansı veya manuel olarak girilen öğeler yerine bu formül kaynak alanını girin:
=OFFSET(referans, satırlar, sütunlar, [yükseklik], [genişlik])Şimdi, Sayfa 2'deki açılır liste (Yıl) için öğelerin listesini girin.
Formülde hücre referansını B1 (listenin başlangıç noktası) olarak belirtin, referansın ötelenmesini önlemek için satır ve sütunları 0 olarak belirtin ve listedeki öğeler için Yükseklik olarak 5 belirtin.
=KAYDIR(Sayfa2!$B$1,0,0,5)Şimdi, bu formülü kaynak alanına girerseniz, yılların listesini (B1:B5) içeren bir dizi döndürür.
Bu, Sayfa 2'nin B1:B5 hücre aralığındaki tüm yılları gösteren bir açılır liste oluşturacaktır.
Açılır Listeyi Kaldırma
Excel'de bir açılır listeyi de kaldırabilirsiniz. Bir açılır listeyi kaldırmak için açılır listenin bulunduğu hücreyi seçin. Ardından Veri -> Veri Araçları -> Veri Doğrulama'ya gidin.
"Veri Doğrulama" iletişim kutusunun sol alt köşesindeki "Tümünü Temizle" düğmesini tıklayın ve "Tamam"ı tıklayın. Bu, seçilen hücredeki açılır listeyi kaldıracaktır.
Çalışma sayfasındaki tüm açılır listeleri kaldırmak istiyorsanız, 'Tümünü Temizle' düğmesini tıklamadan önce 'Bu değişiklikleri aynı ayarlarla diğer tüm hücrelere uygula' seçeneğini işaretleyin. Ardından, uygulamak için 'Tamam'ı tıklayın.
Artık bu adım adım kılavuzu izleyerek açılır listeler oluşturabilir ve kaldırabilirsiniz.