Microsoft Teams'de Ara Odalarını kullanmak için bilmeniz gereken her şey
Ara Odaları, sanal toplantı deneyiminin bir parçası olarak, nadir görülen bir özellikten önemli bir özellik haline gelen oldukça uzun bir yolculuğa çıktı. İster gruplar halinde beyin fırtınası yapmak isteyen uzak bir ekip olun, ister sınıf sırasında öğrencilerin grup ödevleri üzerinde çalışmasını isteyen bir öğretmen olun, ara odaları sizin için orada.
Microsoft Teams de cephaneliğine resmi bir ara odaları özelliği ekledi. Artık derme çatma toplantı odaları ile uğraşmanıza gerek yok. Ara odaları kılığına giren kanallar akıllıca bir hileydi, ancak şimdi gerçeği benimsemenin zamanı geldi. Microsoft Teams'deki Ara Odaları özelliği, bir toplantıda ara odası oturumlarını yürütmeyi ve yönetmeyi şaşırtıcı derecede kolaylaştırır.
Ara Odaları Oluşturma
Microsoft Teams'de yalnızca toplantı sahipleri/organizatörleri ara odaları oluşturabilir ve yönetebilir.
Not: Şu anda Ara Odası işlevi yalnızca Windows ve Mac sistemleri için masaüstü uygulamasında kullanılabilir.
Bir toplantı başlatın ve ekranın üst kısmındaki toplantı araç çubuğuna gidin. Ardından, 'Mola Odaları' seçeneğini tıklayın.
Ara odaları oluşturmak için küçük bir pencere görünecektir. İlk olarak, açılır menüden sahip olmak istediğiniz oda sayısını seçin. Teams'de en fazla 50 ara odanız olabilir.
Ardından, katılımcıları ara odalarına otomatik olarak mı yoksa manuel olarak mı atamak istediğinizi seçin. Otomatik olarak seçerseniz, Ekipler katılımcıları ara odalarına rasgele eşit olarak böler. Örnek vermek gerekirse, sizden başka 6 katılımcı ve 3 ara odası varsa, her odaya 2 kişi atar.
Manuel olarak seçerseniz, her katılımcıyı ayrı ayrı bir ara odasına atamanız gerekir.
Not: Bu, kişileri ara odalarına otomatik olarak atamayı seçebileceğiniz tek zamandır. Manuel olarak seçtikten sonra, yeniden elde etmenin tek yolu odaları sıfırdan yeniden yaratmaktır. Ancak kişileri otomatik olarak atamayı seçerseniz, yine de onları bir odadan diğerine manuel olarak atayabilirsiniz.
Son olarak, 'Oda Oluştur'u tıklayın.
Kişileri Manuel Olarak Atama
Kişileri otomatik olarak atamayı seçtiğinizde, odaları kullanmaya başlamaktan başka yapacak bir şey kalmaz. Ancak aksini seçtiğinizde, yani manuel olarak, odaları kullanmadan önce insanları odalara atama görevi hala kalır.
Ara odası paneli ekranın sağ tarafında görünecektir. 'Katılımcı Ata' seçeneğini tıklayın.
Atanabilecek katılımcıların listesi seçeneğin altında görünecektir. Aynı odaya atamak istediğiniz tüm katılımcıları seçin ve 'Ata' düğmesine tıklayın.
Not: PTSN veya Teams cihazlarını kullanarak toplantıya katılan kişiler şu anda ara odalarına atanamaz. Ana toplantıyı onlar için bir ara odası olarak kullanabilirsiniz.
Odaların listesi görünecektir. Seçtiğiniz kişiler için odayı seçin, o odaya atanacaklar. Tüm katılımcılar kendi odalarına atanana kadar yukarıdaki adımları tekrarlayın.
Ara Odalarını Kullanma
Katılımcıları odalara taşımaya hazır olduğunuzda, "Odaları Başlat" seçeneğini tıklayın. Bu, tüm katılımcıları otomatik olarak atanmış odalarına taşır.
Odalara ayrı ayrı da başlayabilirsiniz. O odaya git ve üzerine gel. "Daha Fazla Seçenek" simgesi (üç noktalı menü) görünecektir; üstüne tıkla. Ardından, menüden 'Odayı Aç'ı seçin.
Bir toplantı sırasında ara odalarını istediğiniz kadar açıp kapatabilirsiniz.
Bir Ara Odasına Katılma
Toplantı sahibi herhangi bir ara odasının parçası değildir, ancak istedikleri zaman herhangi bir odaya katılabilir. Bir odaya katılmak ve katılımcılarla etkileşim kurmak için o odanın yanındaki "Daha Fazla Seçenek" simgesini tıklayın ve menüden "Odaya Katıl"ı seçin.
Toplantıya geri dönmek için 'Ayrıl' düğmesini tıklayın. Sizi otomatik olarak toplantıya döndürür.
Ara odasından ana toplantıya her döndüğünüzde, toplantı beklemeye alınır. Hem organizatör hem de katılımcılar için geçerlidir. Toplantıya sizin tarafınızdan devam etmek için 'Devam Et' düğmesini tıklayın. Tüm ara odaları arasında benzer şekilde atlayabilirsiniz.
Bir Odayı Yeniden Adlandırma
Ara Odaları için Microsoft Rooms'ta değiştirebileceğiniz birkaç varsayılan ayar vardır. Bunlardan biri odaların isimleridir. Varsayılan olarak odalar, Oda 1, Oda 2 vb. olarak adlandırılır. Bir odayı yeniden adlandırmak için "Diğer seçenekler"e gidin ve menüden "Odayı Yeniden Adlandır"ı seçin.
Ardından, yeni adı girin ve değişiklikleri kaydetmek için "Odayı Yeniden Adlandır"ı tıklayın. Odaları daha tanınabilir bir şekilde yeniden adlandırmak, onları denetlemeyi kolaylaştırır.
Odalara Duyuru Gönderme
Moderatör olarak, ara odalarına zaman güncellemeleri vermek, tartışma istemlerini, fikirleri, faydalı kaynakları vb. paylaşmak gibi duyurular gönderebilirsiniz.
"Ara Odaları"nın üst kısmındaki "Diğer Seçenekler"e gidin ve menüden "Duyuru yap"ı seçin.
Ardından mesajınızı yazın ve 'Gönder' düğmesini tıklayın.
Ara odalarına katılanlar, sohbetten duyuruyu okuyabilecekler. Ara Odaları sohbeti, toplantıdan sonra ana Teams sohbet listenizde de kullanılabilir.
Odaları Kapatmak
Tüm odaları bir kerede kapatabilir veya tek tek odaları kapatabilirsiniz.
Tüm ara odalarını aynı anda kapatmak için 'Odaları Kapat'ı tıklayın.
Tek bir odayı kapatmak için odaya gidin ve "Diğer Seçenekler"e tıklayın. Ardından menüden 'Odayı Kapat'ı seçin.
Ana toplantıya döndükten sonra herkesin toplantıya beklemeden devam etmesi gerekir.
Not: Ana toplantıyı bitirmek istiyorsanız, önce ara odalarını kapatmanız önemlidir. Bunu yapmazsanız, ara odaları toplantısı devam edecek.
Ek ayarlar
Odalara Otomatik Girişi Kapatma: Varsayılan olarak, Microsoft Teams'deki ara odaları, siz bir odayı başlatır başlatmaz katılımcılar otomatik olarak odaya taşınacak şekilde yapılandırılmıştır. Ancak otomatik giriş istemiyorsanız bu ayarı kapatabilirsiniz. Ayar kapalıyken, bunun yerine katılımcılar, açtığınızda ara odasına katılmalarını isteyen bir mesaj alır. Daha sonra 'Katıl' düğmesini tıklayarak odaya ne zaman katılacaklarına karar verirler.
Bu ayarı kapatmak için Ara Odaları paneline gidin ve "Diğer Seçenekler"i tıklayın. Ardından menüden 'Oda Ayarları'nı seçin. Oda ayarlarına yalnızca odalar kapalıyken erişebilirsiniz.
Ardından, 'İnsanları otomatik olarak odalara taşı' geçişini kapatın.
Katılımcıların Ana Toplantıya Dönmesine İzin Verin: Microsoft Teams'deki varsayılan yapılandırma, katılımcıların kendi istekleriyle ana toplantıya dönmesini engeller. Daha büyük toplantıya yalnızca siz, yani toplantı sahibi, ara odasını kapattığınızda katılabilirler. Onlara ara odasından ayrılma seçeneği vermek için bu ayarı açın.
"Diğer Seçenekler" simgesine gidin ve "Oda Ayarları"nı seçin. Ardından, "Katılımcılar ana toplantıya dönebilir" seçimini açın. Bunu yapmak, tıpkı toplantı sahibinin yaptığı gibi, katılımcılar için ara odasına bir "Ayrıl" düğmesi ekleyecektir.
İnsanları Hareket Ettir: Birini bir ara odasından diğerine taşımak için, kişinin şu anda bulunduğu odaya gidin ve tıklayın. Odadaki tüm katılımcıların listesi görünecektir.
Taşımak istediğiniz kişilerin adlarını seçin ve "Ata" düğmesini tıklayın. Ardından, onları taşımak için başka bir oda seçin veya ara odalarından tamamen çıkarmak için "Atanmamış"ı seçin.
Oda Ekle ve Sil: Ayrıca toplantı sırasında bir noktada daha fazla oda ekleyebilir veya mevcut odaları silebilirsiniz.
Bir oda eklemek için ara odası paneline gidin ve "Oda Ekle" seçeneğini tıklayın. Anında yeni bir oda oluşturulacaktır.
Bir odayı silmek için odaya gidin ve "Diğer Seçenekler"i tıklayın. Ardından menüden 'Odayı Sil' seçeneğini seçin.
Odaları Yeniden Oluşturun: Herhangi bir noktada, mevcut ara odalarını tamamen rafa kaldırmak ve sıfırdan başlamak istiyorsanız, bu da mümkündür. Ara odaları panelinin üst kısmındaki "Diğer Seçenekler"e gidin ve ardından menüden "Odaları Yeniden Oluştur"u seçin. Mevcut odalar silinecek ve oda oluşturma penceresi tekrar görünecektir.
Özellikle yaratıcılığa ihtiyaç duyulduğunda, büyük toplantılarda açık veya anlamlı tartışmalar yapmak zor olabilir. Ara Odaları, insanların daha küçük gruplar halinde verimli bir şekilde beyin fırtınası yapmasına yardımcı olur.